KONSEP KERJA MANAJEMEN PROYEK
Di dalam manajemen proyek terdapat bagian-bagian penyusun konsep kerja (frameworks) yang digunakan untuk memahami konsep manajemen proyek secara keseluruhan sebagai berikut:
Manajemen integrasi (bagian-bagian) dalam proyek (integration management);
- Manajemen ruang lingkup proyek (scope management);
- Manajemen waktu proyek (time management);
- Manajemen biaya proyek (financial management);
- Manajemen kualitas proyek (quality management;
- Manajemen SDM proyek (human resource management;
- Manajemen komunikasi dalam proyek (communication management);
- Manajemen risiko dalam proyek (risk management);
- Manajemen sumberdaya dari luar organisasi yang menunjang pelaksanaan proyek (procurement management), dikenal juga dengan sebutan outsourcing atau detasering.
Dengan dibaginya konsep kerja ke dalam sub-sub bagian diharapkan akan tercipta suatu interaksi antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Namun sebelum kita beranjak lebih jauh akan dibahas terlebih dahulu faktor-faktor penentu keberhasilan suatu proyek IT serta hambatan-hambatan yang sering ditemui dalam suatu proyek IT.
Menurut penelitian dari Standish Group (suatu badan independen yang melakukan penelitian terhadap perkembangan industri IT); dalam artikel “Collaborating on project success”; Johnson, J. et al., 2001; dipublikasikan dalam Software Magazine & Wiesner Publishing Feb/March 2001. Dituliskan bahwa keberhasilan suatu proyek IT ditentukan oleh berbagai faktor yang dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Faktor keberhasilan proyek
|
Tingkat keyakinan
|
Dukungan eksekutif
|
18%
|
Keterlibatan pengguna (end-user)
|
16%
|
Pengalaman manager proyek
|
14%
|
Sasaran usaha yang jelas
|
12%
|
Lingkup yang diminimalkan
|
10%
|
Infrastruktur SW standard
|
8%
|
Requirement dasar yang kuat
|
6%
|
Metodologi formal
|
6%
|
Kehandalan estimasi (waktu, biaya)
|
5%
|
Lain-lainnya
|
5%
|
Terlihat dengan jelas bahwa peran dari seorang proyek manajer sangat menentukan (di peringkat ketiga dengan nilai 14%). Peringkat pertama dan kedua adalah: dukungan dari eksekutif (upper management dan sponsor), dan peran serta pengguna (end user). Meskipun tidak mutlak, pengalaman dan keterlibatan aktif seorang manajer proyek di dalam sebuah proyek IT sangat menentukan keberhasilan proyek.
- Dukungan eksekutif: jelas bahwa kurangnya dukungan dari eksekutif atau manajemen atas dapat menggagalkan proyek.
- Keterlibatan pengguna: bahkan jika diselesaikan tepat waktu dan tepat biaya, suatu proyek masih dapat gagal memenuhi harapan penggunanya.
- Pengalaman manajer proyek: sembilan puluh tujuh persen proyek yang berhasil dipimpin oleh manajer proyek yang berpengalaman.
- Sasaran usaha yang jelas: selain pengalaman manajer proyek, penentuan scope (lingkup) dari proyek sangat menentukan keberhasilan proyek.
- Lingkup yang diminimalkan: lingkup berkaitan dengan waktu penyelesaian, dan karena waktu terbatas oleh jadwal, maka membatasi lingkup akan sangat membantu.
- Infrastruktur software standar: dengan menggunakan infrastruktur yang standar, tim pengembang dapat lebih berfokus pada aspek usaha daripada teknologi, demikian pula integrasi antar aplikasi akan dipermudah (khususnya untuk proyek pengembangan software).
- Requirement dasar yang kuat: dengan mendefinisikan keperluan minimum dari hasil pelaksanaan proyek, upaya dapat difokuskan untuk mencapainya.
- Metodologi formal: survei menunjukkan bahwa 46% proyek yang berhasil menggunakan metode manajemen proyek formal, antara lain karena tim proyek dapat segera saling sepakat mengenai prosedur,cara menghadapi suatu masalah, dsb.
- Kehandalan estimasi: estimasi yang baik akan membantu memberi gambaran keseluruhan terhadap proyek, seperti banyaknya aktivitas proyek, deadline dan jumlah uang serta tenaga yang dibutuhkan. Hal ini banyak juga ditentukan oleh pengalaman si estimator dari proyek-proyek sebelumnya.
- Kriteria lain: mencakup berbagai faktor seperti milestones yang terperinci, perencanaan yang memadai, staf yang kompeten, komitmen antar anggota tim, dsb.
Yang agak mengherankan adalah bahwa proses perencanaan proyek tidak menduduki posisi atas. Hal ini dapat dijawab dengan kenyataan di lapangan bahwa dalam sebuah proyek, tidak harus selalu mengacu pada rencana awal. Perubahan adalah proses yang biasa, seorang manajer proyek harus mampu berfikir fleksibel agar mampu menyelesaikan proyek agak melenceng dari rencana awal, namun tetap dalam kerangka waktu yang telah diberikan dan dalam batasan dana yang tersedia.
Mengacu pada faktor penentu keberhasilan di atas, maka hambatan-hambatan yang seringkali mengacaukan jalannya proyek IT adalah:
Estimasi yang terburu-buru;
- Rencana yang tidak matang;
- Kurangnya bimbingan untuk membuat keputusan secara organisasi;
- Kurangnya kemampuan untuk mengukur kemajuan proyek;
- Kurang tepatnya pembagian kerja antara anggota tim;
- Kriteria kesuksesan yang tidak tepat.
Selain itu berdasarkan hasil penelitian dari H.J Thamhain dan D.L. Wilemon yang diterbitkan di Project Management Journal Juni 1986 dengan judul “Criteria for controlling software according to plan”, dalam proyek pengembangan software, para manajer proyek dibebani tugas dan tantangan sebagai berikut:
- Mengatasi deadlines (85%);
- Mengatasi keterbatasan sumberdaya (83%);
- Efektif komunikasi antar tim kerja (80%);
- Mengatasi komitmen dari tiap anggota tim kerja (74%);
- Pencapaian milestones yang terukur (70%);
- Mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi (60%);
- Pengerjaan rencana proyek yang sesuai dengan pembagian tugas (57%);
- Mendapatkan komitmen dari manajemen atas (45%);
- Mengatasi konflik yang terjadi dalam proyek (42%);
- Pengaturan vendor dan sub-sub kontraktor (38%);
Hasil persentase diperoleh melalui survey dari manajer-manajer proyek perusahaan software terkemuka dan setiap manajer diperkenankan menuliskan tugas-tugas mereka dalam proyek lebih dari satu.
sumber : konsep-kerja-manajemen-proyek
0 komentar:
Post a Comment